Wie wird unser Büro und das Arbeitsleben nach Covid-19 aussehen? COVID-19 hat unser Privatleben und unsere Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Nach Monaten der erzwungenen Teilnahme am weltweit größten “Work-From-Home”-Experiment wendet sich unsere Aufmerksamkeit nun der Frage zu, wie unser Arbeitsleben in der Zeit nach der Pandemie aussehen wird. Was wird der Einzelne von seinem Arbeitsplatz erwarten und brauchen? Und wie viel Wert schöpft ein Unternehmen als Arbeitgeber aus “sozialem Kapital”, persönlichen Kontakten und der physischen Bereitstellung eines Arbeitsplatzes für unsere Mitarbeiter?

Arbeiten im Homeoffice, oder im Büro – oder beides?

Lautstarke Befürworter der Heimarbeit erklären nun, dass es keinen Grund gibt, zu den ökologischen und persönlichen Unannehmlichkeiten und Kosten des Pendelns zurückzukehren. Sie sagen, dass die Vorteile, Zuhause oder in einem lokalen Café zu arbeiten, die Notwendigkeit eines Gemeinschaftsbüros dauerhaft ersetzt hat.

Doch Befürworter des Büros argumentieren, dass sie das Büro als zweites Zuhause betrachten. Es ist der Ort, an dem wir uns für einen großen Teil unseres Lebens sicher fühlen. Der Ort, an dem wir Probleme lösen, Lösungen mit Gleichgesinnten schaffen und Bindungen eingehen, die ein Leben lang halten.

Die Unternehmenspolitik und der Wille des Einzelnen werden bestimmen, wie sich diese unterschiedlichen Perspektiven in Zukunft vermischen. Es wird sich mit der Zeit zeigen, wie tiefgreifend diese Zeit der Arbeit im Homeoffice unser Verhältnis zum Büro verändert hat. Für eine Vielzahl von Unternehmen gibt es keine Wahl. Ihre Mitarbeiter müssen von einem zentralen Punkt aus arbeiten, um der Datensicherheit gerecht zu werden.

Wenn ein Unternehmen die Wahl hat und die Heimarbeit eine potenzielle Alternative aufgezeigt hat, muss es entscheiden, in welcher Weise die Arbeit weitergeführt werden soll. Wenn sie sich dafür entscheiden, die Rolle des Büros beizubehalten, muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter davon überzeugt sind, ihre Heimarbeitsplätze zu verlassen und in das Büro zurückzukehren.

Brauchen wir das Büro?

Das Büro ist das physische Herz und die Seele eines Unternehmens und repräsentiert seine kulturellen Bestrebungen. Ohne dieses greifbare Markenzeichen hat man bestenfalls eine schwebende, fragmentierte Ansammlung von Individuen, die nur lose durch einen Firmennamen verbunden sind.

Unternehmen investieren stark in “soziales Kapital”, das in ihren Netzwerken, dem Wissen ihrer Teams, ihren Ideen und der Belastbarkeit der Gruppe steckt. Ohne das Büro ist dieser Wert schnell aufgebraucht. Das Büro gibt uns die Möglichkeit zur Interaktion, von Angesicht zu Angesicht. Ob formell hinter verschlossenen Türen oder in zufälligen Meetings in Pausenbereichen. Unsere Körpersprache, stimmliche Zwischenrufe und Kameradschaft tragen zu einem Goldstandard der Zusammenarbeit bei.

Die nächste Generation von Talenten trifft ihre Entscheidungen auf der Grundlage von Unternehmenswerten und wie diese am Arbeitsplatz demonstriert werden. Dieser Zustrom von energiegeladenen Menschen nimmt das Lernen auf und gewinnt Weisheit durch Geschichten und Handlungen der Älteren. Die Weitergabe von Wissen akkumuliert sich mit der Zeit und schafft eine zugrunde liegende Essenz von intellektuellem und kulturellem Kapital für ein Unternehmen.

Und dann ist da noch die unausgesprochene Chemie, die jedes Büro durchzieht. Synergien bringen Menschen zusammen und Beziehungen werden gebildet. Zufällige Begegnungen, Kämpfe, Herausforderungen und gemeinsame Siege nähren die Seele eines Unternehmens. Unternehmen machen Fortschritte durch ihre Innovationsfähigkeit. Innovationen entstehen, wenn sich Menschen im selben Raum befinden. Alle Videokonferenztechnik der Welt wird dieses menschliche Bedürfnis niemals ersetzen.

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Ein Wechsel zur Arbeit von zu Hause aus?

Nachdem wir einige klare Vorteile der Heimarbeit erfahren haben, werden viele Menschen dies auch in Zukunft als eine praktikable Wahl ansehen. Videoplattformen machen die Verbindung mit Kunden und Kollegen unmittelbar möglich. Zudem werden schon bald jegliche technologischen Unzulänglichkeiten der Vergangenheit angehören.

Anpassung an den Wandel

Diejenigen, die weiterhin von zu Hause aus arbeiten, können verlangen, dass ihre Unternehmen Möbel, Technologie und Werkzeuge zur Verfügung stellen. In der Folge wird es Managementebenen geben, die die visuelle Kontrolle über die Teammitglieder aufgeben müssen.

Wenn Unternehmen den Wünschen der Heimarbeiter nachkommen und keinen Gegenvorschlag haben, um sie zurückzulocken, werden in unseren Büros ganze Reihen von Schreibtischen leer stehen.

Das ‘Büro der Zukunft’

Trotz des Traumas, das wir aufgrund Corona erlebt haben, wird diese Krise nicht für immer bei uns bleiben. Die Zeit wird kommen, in der wir vor COVID-19 geschützt sind und soziale Distanzierung keine Rolle mehr spielt.

Aber wer kann schon sagen, dass nicht eine weitere SARS-, MERS– oder COVID-Pandemie in den Startlöchern steht. Unsere Planung für unsere zukünftigen Geschäftsstrategien und die Rolle unserer Büros muss diese Möglichkeit berücksichtigen. Das “Büro der Zukunft” wird aus den heute gemachten Erfahrungen und mit Blick auf zukünftige Pandemien geformt werden. Und ganz entscheidend ist, dass die langfristige Fürsorgepflicht als Arbeitgeber gegenüber den Arbeitnehmern und deren Gesundheit und Sicherheit an erster Stelle steht. Heimarbeiter davon zu überzeugen, ins Büro zurückzukehren und sei es nur für einen Teil ihrer Arbeitswoche, wird für den zukünftigen Erfolg von Unternehmen entscheidend sein. Damit dies geschieht, müssen Büros zu Zielorten werden – der Weg dorthin ist zwar mit mehr Aufwand verbunden, aber die Vorteile sind die zusätzliche Mühe wirklich wert. Unserem vertrauten Arbeitsplatz neues Leben einzuhauchen ist daher entscheidend, um die Rolle dieses Dreh- und Angelpunkts zu erhalten.

Folgend nennen wir dir eine Aspekte, denen eine hohe Wichtigkeit zugeschrieben wird, wenn es um das Büro der Zukunft geht:

  1. Standort – wenn Portfolios unter die Lupe genommen werden und sich die Märkte anzupassen beginnen
  2. Fläche – werden wir im Laufe der Zeit mehr oder weniger Fläche beanspruchen?
  3. Bürokultur – wie sich der Herzschlag des Unternehmens an die neuen Rhythmen seiner Mitarbeiter anpassen wird
  4. Arbeitsplatz Design – wie Design und Ausstattung nach COVID wiederbelebt werden
  5. Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeziehungen, die sich weiterentwickeln
  6. Wohlbefinden – das Aufkommen von physischen und mentalen Überlegungen für Büroangestellte
  7. Umweltbelange und die damit verbundenen Veränderungen am Arbeitsplatz
  8. Technologie, ihre Auswirkungen und wie sie genutzt wird

1. Standort

Immobilien werden eine hohe Priorität haben, wenn es um zukünftige Geschäftsstrategien geht. Es wird ein langfristiges Anliegen sein, die Arbeitsplatzkosten zu senken und gleichzeitig auf den Druck der Belegschaft zu reagieren, die Pendelzeiten zu reduzieren. Einige traditionelle Epizentren in der Stadt werden in dezentralisierte regionale Zentren aufgeteilt werden. Außerhalb der Stadt gelegene Gewerbegebiete könnten einen Anstieg der Nachfrage spüren, da sie den Arbeitnehmern die Möglichkeit bieten, vor Ort zu parken.

2. Fläche

Dies ist eine kritische Angelegenheit für Branchenführer, die mit bevorstehenden Mietvertragsverlängerungen konfrontiert sind. Kurzfristig müssen wir jeden Quadratmeter, der uns zur Verfügung steht, ausnutzen. Dies geschieht aus dem Grund, die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten und die Produktivität zu maximieren, während die soziale Distanzierung im Vordergrund steht.

Im Laufe der Zeit wird  jedoch die Beibehaltung des Schwerpunkts auf Heimarbeit für individuelle Arbeit dazu führen, dass Büros weniger Schreibtischfläche benötigen. Ob dies zu einem reduzierten oder erhöhten Flächenbedarf führt, hängt von der individuellen Geschäftstätigkeit und der kulturellen Dynamik ab. Dies wird unter “Arbeitsplatzgestaltung” weiter behandelt.

3. Bürokultur

Kultur und Unternehmenswerte müssen stark, authentisch und greifbar sein, um zu höchster Produktivität zu inspirieren. Ein Gefühl des Zusammenhalts, wird dazu beitragen, Innovation und Produktivität voranzutreiben.

Vertrauen wird das Herzstück einer jeden zukünftigen Hochleistungskultur sein und muss in zwei Richtungen fließen. Ein höherer Anteil der Arbeitnehmer wird weiterhin von zu Hause aus arbeiten, wenn sie es können. Für Manager der “alten Schule” mag das eine Herausforderung sein, aber sie werden sich zwangsläufig darauf einstellen, nicht mehr nach “Anwesenheit” zu urteilen. Die Mitarbeiter müssen vielmehr nach ihrer Leistung, Produktivität und Output gemessen werden.

Ebenso müssen Büroangestellte in der Lage sein, ihren Führungsteams zu vertrauen, dass sie ihren Arbeitsbereich, dessen Instandhaltung und Sauberkeit überwachen. Sichtbare Beweise und eine transparente Kommunikation werden die Gewissheit geben. Die Sorgfaltspflicht hat oberste Priorität hat.

Den Anforderungen der Teams zuzuhören, wird ein Schlüsselelement für einen erfolgreichen Kulturwandel sein. Büromitarbeiter sollten jederzeit ihre Bedenken, Wünsche und Forderungen nach Veränderungen äußern können. Und starke Führungsteams werden entsprechend handeln, indem sie dies in eine Arbeitsplatzstrategie umsetzen.

4. Gestaltung des Arbeitsplatzes

Unser zukünftiger erster Eindruck beim Betreten eines Büros wird ein kristallklares Branding sein, das mit einem starken Gefühl des Ankommens einhergeht. Designelemente, die sich an Boutique-Hotels und Co-Working orientieren, werden den Stolz des Teams und das Gefühl einer gemeinsamen Aufgabe wecken. Die klügsten und besten Talente werden weiterhin von diesen Unternehmen angezogen, weil sie den starken Wunsch haben dazuzugehören.

Wir werden einen Niedergang der traditionellen Arbeitsplätze erleben. Dies wird zu einer Beschleunigung in Richtung eines vielseitigen, tätigkeitsorientierten Arbeiten führen.

Der Rückgang der Nachfrage nach Arbeitsplätzen wird sich auf zwei Arten manifestieren. Der Markt wird mit Untervermietungen überschwemmt werden, da Unternehmen versuchen werden, die Miete zurückzubekommen. Andere werden die Umgebung umgestalten und ein vielfältigeres Angebot an Bereichen schaffen, um die Gruppendynamik und die Agilität und Kreativität zu fördern.

Hybride Räume werden für soziale Auszeiten genutzt und erfüllen Wünsche, die sich aus der Kommunikation mit dem Team ergeben. Sichere, kreative Bereiche werden für die unerlässliche Zusammenarbeit gestaltet. Das Ziel ist den Teamgeist zu fördern. Solche Designelemente werden auf natürliche Weise ein Gefühl der Zusammengehörigkeit verstärken.

Touch-Down-Bereiche, die für die Teamarbeit beliebt sind, werden keine Desktop-Einstellungen mehr benötigen. Laptops und Smartphones werden die Agilität liefern, die unsere Mitarbeiter brauchen. Geschlossene Kabinen werden direkte Verbindungen zu Videokonferenzen mit denjenigen ermöglichen, die außerhalb des Büros arbeiten. Unter Berücksichtigung des Spektrums der Mitarbeiterpersönlichkeiten werden introvertierte Mitarbeiter durch die Bereitstellung von Bibliotheksräumen und ruhigen Denkkabinen von zu Hause aus gelockt werden.

5. Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Unmittelbar bevorstehende Vertragsverlängerungen werden mit Blick auf die zukünftige Geschäftsstrategie geprüft. Arbeitsverträge müssen möglicherweise neu verhandelt werden, damit die Arbeitnehmer flexibel bleiben, während ihre Unternehmen und Mitarbeiter ihre Bedürfnisse in dieser Zeit des großen Wandels anpassen. Es ist klar, dass wir aufgrund der globalen Pandemie vor einer neuen Ära bei der Ausstattung stehen und möglicherweise ein paralleler Weg zu einer größeren Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eingeschlagen wird.

Die Branche wird Druck auf die Arbeitgeber ausüben, qualitativ hochwertigere Ausstattungen anzubieten. Größere Organisationen werden möglicherweise nicht bereit sein, Kompromisse bei ihren Bestrebungen nach vorgefertigten aktivitätsbasierten Arbeits- und Wohlfühlräumen einzugehen. Auf breiter Front werden Arbeitgeber auf die Nachfrage nach “pandemiesicheren” und zertifizierten Räumen reagieren müssen, die mit antimikrobiellen Materialien, hochentwickelten Belüftungssystemen und intelligenter Technologie ausgestattet sind.

6. Wohlbefinden

Die Zeitlinienkurve, die unseren kollektiven Fokus auf das mentale und physische Wohlbefinden der Mitarbeiter misst, wird in der neuen Ära einen dramatischen Anstieg erleben. Die Unternehmen, die wirklich an die Vorteile glauben, die sich daraus ergeben, dass sie ihren Mitarbeitern zuhören, auf ihre Bedürfnisse eingehen und ihnen am Arbeitsplatz Beweise liefern, werden sich in der Pole Position befinden.

Eine neue und intensivere Verbindung mit der Natur durch den Einsatz von biophilem Design wird ein beruhigendes und wesentliches Element für unsere neue Beziehung zu unseren Büroräumen sein. Die Verwendung von natürlichen Materialien, lebenden Pflanzen und Farbpaletten, die die Natur widerspiegeln, werden unsere Sinne verbessern und das Stressniveau senken.

7. Umweltbelange

Die verheerende Pandemie hat unsere Verwundbarkeit und fragile Beziehung zum globalen Ökosystem wie nie zuvor offengelegt. Zukünftige Unternehmensführer werden ein erhöhtes Verantwortungsbewusstsein für das Erreichen eines klimaneutralen Status verspüren, was zum Teil durch die neu hinzukommenden Millennials und die immer wichtiger werdenden Abteilungen für “Corporate and Social Responsibility” vorangetrieben wird.
Wo es die Investitionen in High-Tech-Ausstattung erlauben, werden die Büros der Zukunft zweifellos intelligenter sein. Sie werden energiesparende Technologien einsetzen, um Umweltlösungen zu liefern und zu steuern, wobei ein verstärkter Fokus auf alternative Energiequellen gelegt wird.

8. Technologie

Das Büro der Zukunft wird Menschen und Maschinen immer näher zusammenbringen. Menschen, die die Möglichkeit haben, von zu Hause aus zu arbeiten, werden weiterhin Zugang zu sich schnell entwickelnden Konferenztools haben.

Besucherverwaltungssysteme werden berührungslose Gesichts-, Stimm- und Iriserkennungs-Technologien zur Verfolgung und Wärmebildkameras zur Messung der Körpertemperatur einsetzen. Und UV-Licht wird die Arbeitsbereiche nach Feierabend bestrahlen und unsichtbare Feinde auslöschen.

Noch werden solche Innovationen nur wenigen Privilegierten zugänglich sein, bis die damit verbundenen Kosten eine realistische Größenordnung erreichen, aber das wird sich ändern.

Abschließende Gedanken

Trotz der weitreichenden, negativen Auswirkungen der COVID-19-Pandemie haben wir zweifellos eine Weisheit gewonnen, die wir in unserem persönlichen und beruflichen Leben mitnehmen können.

Auch in Zukunft werden noch viele Menschen von zu Hause aus arbeiten. Ihre Entscheidung dazu wird eine Folge der Kosten, der Bequemlichkeit und der Firmenpolitik sein. Es gibt jedoch eine persönliche Einschränkung bei der ausschließlichen Arbeit von zu Hause aus, die in unserem Bedürfnis nach und dem Wert, den wir aus menschlichen Verbindungen von Angesicht zu Angesicht ableiten, liegt.

Wenn erfolgreiche Führungskräfte auf diese Zeit zurückblicken, werden sie stolz darauf sein, dass ihre Sorgfaltspflicht, ihre Belastbarkeit und ihre Vision zum Wachstum ihres Unternehmens beigetragen haben. Diese Führungskräfte haben uns die Wahl gelassen, wo wir arbeiten wollen. Als Ergebnis ihres Ansatzes und ihrer Maßnahmen profitierten wir von konzentrierten Tagen zu Hause, aber wir entschieden uns auch dafür, einen Großteil unserer Arbeitswoche gemeinsam in unserem verbesserten ‘Büro der Zukunft’ zu verbringen.

Führungskräfte müssen das ‘soziale und kulturelle Kapital’ ihres Unternehmens und die potenzielle Kraft, die daraus erwächst, sehr hoch einschätzen. Es sollte auf die Wünsche der Mitarbeiter eingegangen und ihnen vertraut werden und zudem sollten Arbeitgeber entsprechend reagieren. Gestalten Sie ihre Büros zu echten Reisezielen um.

Diese neu belebten Orte bieten uns einen Raum, in dem wir zusammenkommen, uns entfalten, lernen, wachsen, inspirieren, innovieren, schaffen und zusammenarbeiten können. Nicht hinter einer Webcam in unserem Gästezimmer – sondern gemeinsam an einem realen Ort, einem sicheren Ort. Ein Ort, den wir als Menschen brauchen – unser Büro.

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