Alle wichtigen Fakten zum Thema Homeoffice

Sowohl erweiterte flexible Arbeitsrechte, Technologie als auch der soziale Wandel machen das Arbeiten von zu Hause aus zu einer zunehmend kostengünstigen und attraktiven Option. Dies gilt sowohl für Unternehmen als auch für die Menschen, die für sie arbeiten.

  • Kommt Homeoffice für mein Unternehmen in Frage?
  • Flexible Arbeitsmöglichkeiten durch Homeoffice
  • Wie sieht das Homeoffice aus?
  • Vorteile und Risiken des Homeoffice
  • Einführung des Homeoffice
  • Verträge für das Homeoffice
  • In Kontakt bleiben im Homeoffice
  • Einsatz von Technologie im Homeoffice

Kommt Homeoffice für mein Unternehmen in Frage?

Manager müssen sicherstellen, dass sie über die richtigen Systeme verfügen. Somit eigenen sich einige Berufe besser für das Homeoffice als andere. Die Schlüsselfrage ist, inwieweit der Mitarbeiter das Büro besuchen muss.

Zu den Tätigkeiten, die sich besonders gut für Vollzeit- oder Teilzeit-Heimarbeit eignen, gehören

  • Sales, Marketing und Kundendienst
  • Support und Wartung
  • Computerprogrammierung
  • Beratung und professionelle Dienstleistungen
  • Schulung und Ausbildung
  • Schreiben, Redigieren, Recherchieren und Übersetzen
  • Verwaltungs- und Sekretariatsarbeiten
  • Tätigkeiten, bei denen das Zuhause als Basis für mobile Mitarbeiter wie Handelsvertreter dient
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Fähigkeiten, die für das Homeoffice wichtig sind

Außerdem braucht man sowohl die richtigen Fähigkeiten als auch Persönlichkeitsmerkmale, um effektiv im Homeoffice zu arbeiten. Schulungen können Mitarbeitern helfen, geeignete Fähigkeiten zu entwickeln. Typischerweise sind gute Heimarbeiterinnen und Heimarbeiter stark in folgenden Bereichen:

  • Zeitmanagement und Selbstdisziplin
  • Motivation, Selbstständigkeit, Initiative und die Fähigkeit, allein zu arbeiten
  • Kommunikation
    • Sie haben zum Beispiel ein gutes Telefonverhalten und die Fähigkeit, um mit neuen Menschen zurechtzukommen
  • Lifestyle-Management
    • Sie sind in der Lage, die Trennung zwischen Privat- und Berufsleben zu bewältigen, damit Sie sich auf eine Sache konzentrieren
  • Technologie
    • Sie sind in der Lage, IT- und Telekommunikationsgeräte zu verwalten

Flexible Arbeitsmöglichkeiten durch das Homeoffice

Mitarbeiter können an verschiedenen Orten arbeiten:

  • Zu Hause
  • Pendeln
    • Vertriebs- und Supportmitarbeiter sowie Mitarbeiter mit langen Anfahrtswegen können unter Umständen auch unterwegs arbeiten
  • Bei Kunden vor Ort
    • Mitarbeiter, die bei einem Kunden arbeiten, müssen wie jeder andere Arbeitnehmer auch geführt werden

Flexibilität kennt keine Grenzen

Flexible Arbeit ist ein Schlagwort, das jedes andere als das normale Arbeitsmuster abdeckt. Angestellte können auch auf einer anderen Grundlage arbeiten. Dies kann Änderungen der Arbeitsstunden und -zeiten beinhalten. Mitarbeiter könnten eine Vereinbarung zur Arbeitsteilung haben. Schichtarbeit, Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverhältnisse gelten ebenfalls als flexible Arbeit.

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Wie sieht das Homeoffice aus?

Ein gutes Homeoffice sollte Mindestanforderungen erfüllen.

  • Einen Arbeitsraum und eine angemessene Arbeitsumgebung
    • Mitarbeiter, die im Homeoffice sind, müssen eventuell mit anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten, die in der Nähe wohnen
  • Sichere Räumlichkeiten und einen abschließbaren Schrank oder Schreibtisch
    • Heimarbeiter sollten es vermeiden, wertvolle Ausrüstung oder sensible Informationen zu hinterlassen, wenn die Gefahr von Diebstahl oder Verstößen gegen die Vertraulichkeit besteht
  • Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, einschließlich geeigneter Möbel
  • Eine geschäftliche Telefonleitung und Breitbandzugang
  • Einen Computer mit Internet- und E-Mail-Zugang, Bürosoftware und Zugang zu einem Drucker, um
  • Angemessene Versicherung
    • Die Hausratversicherung schließt normalerweise Geschäftsausstattung aus, aber die meisten Versicherungspolicen der Arbeitgeber decken jeden Geschäftssitz ab
    • Eine zusätzliche Versicherung kann erforderlich sein, wenn Heimarbeiter zu Hause Besucher oder Geschäftstreffen haben

Die normalen Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen im Büro gelten auch für Heimarbeiter

Eine erste Gefährdungsbeurteilung muss durchgeführt werden, wobei diese vom Arbeitnehmer selbst durchgeführt werden kann. Die Arbeitgeber müssen also den Heimarbeitern einfache, spezifische Gesundheits- und Sicherheitshinweise geben.

Zu berücksichtigende Bereiche sind zum einen die Bestuhlung und die Anordnung des Computerplatzes. Zum anderen ist aber auch die elektrische Ausrüstung wichtig. Diese sollte getestet und zertifiziert sein. Doch auch Verlängerungskabel und Leitungen für Telefone, Computer und Drucker sind zu berücksichtigen. Zum Schluss folgt die Beleuchtung. Diese sollte, wie die Belüftung und die Raumtemperatur angemessen sein.

Vorteile und Risiken des Homeoffice

Der Hauptvorteil des Homeoffice liegt in der Produktivitätssteigerung und einer effizienteren Nutzung der Zeit.

  • Heimarbeiter sind oft mit weniger Unterbrechungen konfrontiert und verbringen somit weniger Zeit mit Pendeln
  • Verbesserte Mitarbeiterbindung
    • Homeoffice eignet sich oft für Eltern, die sich an schulpflichtige Kinder anpassen müssen
  • Weniger Krankschreibungen und weniger Stress
  • Bessere Chancen, die fähigsten Kandidaten zu rekrutieren
    • Potenzielle Rekruten bevorzugen möglicherweise die Option Vollzeit, Teilzeit, gelegentliches Homeoffice oder Gleitzeit
  • Kontrolle über die Büroumgebung
    • sowohl Lärm, Wärme, Belüftung als auch Beleuchtung

Die Hauptprobleme sind ähnlich wie bei der Führung eines dezentralisierten Unternehmens

Zu den besonderen Risiken und Problemen können gehören:

  • Verlust des Kontakts zu den Mitarbeitern und Schwierigkeiten bei der Organisation von Ad-hoc-Sitzungen
  • Erhöhter Bedarf an Erstausbildung und Ausgaben für die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen
  • Geringere Loyalität aufgrund zunehmender Isolation
  • Verschlechterung der Fähigkeiten und der Arbeitsqualität der Mitarbeiter
  • Schwierigkeiten bei der Kontrolle der Informationssicherheit
  • Unklare Ziele, Standards, Erwartungen und Systeme

Effektives Management verhindert die meisten Probleme

Ein effektives Management des Homeoffice kann die meisten Probleme überwinden. In vielen Unternehmen geht das informelle Homeoffice ohnehin weiter, unabhängig davon, ob es eine offizielle Politik gibt, die dies erlaubt oder nicht. Es ist daher sinnvoll, die Probleme anzugehen und die Chancen optimal zu nutzen.

Einführung des Homeoffice

Manager müssen die Grundlagen für Homeoffice legen, bevor sie mit der Einführung des Homeoffice beginnen.

Das bedeutet:

  • Homeoffice-Vertrag vorbereiten
  • Ausbildungsplan einführen
  • Schriftliche Verfahren für die anfallenden Aufgaben vorbereiten

Der Versuch, Arbeitsverfahren gleichzeitig mit der Einführung von Homeoffice zu ändern, kann zu Problemen führen.

Durchführung eines Pilotprojektes, um Homeoffice zu testen

Unternehmen sollten daher mit einem kleinen Pilotprojekt beginnen. Bei diesem können Sie die Anzahl der teilnehmenden Personen auf eine überschaubare Größe beschränken. Unternehmen sollten zudem mit Teilzeitarbeit oder gelegentlichem Homeoffice beginnen und damit die Kosten niedrig halten. Die einzigen nennenswerten Kosten sollten für Schulungen und für die Ausstattung des Homeoffice anfallen. Wenn das Pilotprojekt erfolgreich ist, kann das Programm dann auf andere Mitarbeiter ausgeweitet werden.

Planung des Homeoffice

Die Einführung des Homeoffice muss wie jedes Projekt geplant und verwaltet werden. Es erfordert sowohl eine formale Überprüfung als auch eine Bewertung und Messung. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, flexible Arbeitnehmer in Bezug auf ihren Output und nicht auf ihre Anwesenheit zu managen. Der Versuch, die gleiche direkte Kontrolle über einzelne Aktivitäten aufrechtzuerhalten, ist in der Regel zum Scheitern verurteilt.

Verträge für das Homeoffice

Nicht jede Situation erfordert einen neuen Vertrag. Solange der Output quantifizierbar ist, kann ein Arbeitgeber in der Regel einen Standardvertrag anbieten. Es kann jedoch sein, dass die Arbeitgeber neu verhandeln müssen, wenn sich die Bedingungen ändern.

Was ein neuer Vertrag beinhalten sollte

Es ist einfacher zu verhandeln, wenn die Bedingungen und Konditionen nicht nachteilig verändert werden. Die Arbeitgeber sollten einem Änderungsschreiben zum Standardarbeitsvertrag zustimmen und somit die Arbeitnehmer zur Unterschrift auffordern, um die Annahme zu bestätigen. In einem einfachen Schreiben könnte angegeben werden:

  • Wo der Mitarbeiter seinen Sitz haben wird
  • Dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer das Recht haben, die Homeofficeregelung jederzeit zu beenden
  • Dass das Unternehmen die notwendige Ausrüstung liefert und versichert
    • Die Ausrüstung bleibt Eigentum des Unternehmens und darf nicht für private Zwecke verwendet werden
  • Dass das Unternehmen einen Telefon- und Internetanschluss für die geschäftliche Nutzung zur Verfügung stellt und bezahlt
  • Dass der Mitarbeiter die einschlägigen Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien einhalten muss
    • Die damit verbundenen Kosten trägt das Unternehmen
  • Dass es keine Änderung der anderen Beschäftigungsbedingungen wie Lohn, Arbeitsstunden, Urlaubsanspruch und Rentenbeiträge gibt.
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In Kontakt bleiben im Homeoffice

Telefon und E-Mail sind die besten Möglichkeiten, den Kontakt aufrechtzuerhalten. Regelmäßige Telefongespräche können die meisten persönlichen Treffen ersetzen. Häufige, kurze Anrufe können ebenso effektiv sein wie lange Gespräche. Jedoch unterbricht der E-Mail-Verkehr die Arbeit nicht so sehr wie das Telefon. Denn hier können Heimarbeiterinnen und Heimarbeiter wählen, wann sie Nachrichten lesen und wann sie darauf antworten. Ein persönliches Treffen ist immer noch am besten, wenn schlechte Nachrichten oder komplizierte Informationen vermittelt werden.

Verschiedene Telekommunikationsoptionen bieten effiziente Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit Heimarbeitern

  • E-Mail ist unerlässlich
  • Mit Voicemail und Instant Messaging können Mitarbeiter Nachrichten empfangen und versenden
  • Ein Unified Messaging-System kann Anrufe automatisch an den Mitarbeiter weiterleiten und somit Daten aus dem Kundenbeziehungsmanagementsystem anzeigen. Einzelpersonen können eine personalisierte Nummer erwerben, um den gleichen Effekt zu erzielen
  • Mobiltelefone sind heute ein unverzichtbares Geschäftsinstrument. Mit diesem können Mitarbeiter Anrufe, E-Mails und Textnachrichten tätigen und versenden
  • Intranets und Videokonferenzen bieten zusätzliche Möglichkeiten, um in Kontakt zu bleiben

Mitarbeiter benötigen möglicherweise Zugang zu Unternehmensdaten und -dokumenten

Mit Hilfe von Technologie ist es einfach, Daten und Dateien mit Heimarbeitern auszutauschen. Die gemeinsame Nutzung von Dateien funktioniert am besten, wenn alle die gleiche Version der Software verwenden. Arbeitgeber sollten eine Software für das Kundenbeziehungsmanagement in Betracht ziehen, wenn sie ein mobiles Verkaufsteam haben. Auch dann, wenn Kundendaten regelmäßig aktualisieren müssen.

Einsatz von Technologie im Homeoffice

Es ist sicherer für Heimarbeiter ihre Arbeit direkt auf dem System des Arbeitgebers zu speichern. Dies ist deutlichst besser als an ihren eigenen Geräten. Dadurch wird das Risiko einer Verletzung der Datensicherheit verringert.

Einrichtung eines Netzwerkes auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben

Unternehmen können zudem ein sicheres virtuelles privates Netzwerk (VPN) erstellen. Dies ermöglicht es Heimarbeitern, sich von jedem Computer mit Internetzugang online mit dem bestehenden Computernetzwerk zu verbinden. Dies wiederum ermöglicht ihnen den Zugriff auf relevante Dateien und Systeme im Unternehmensnetzwerk sowie auf Ressourcen im Intranet des Unternehmens. Eine schnelle Breitbandverbindung erleichtert den Informationsaustausch. Die Hauptkosten für ein bestehendes Netzwerk sind die Anschlussgebühren.

Gefahren vorhersehen und aus dem Weg räumen

Unternehmen müssen die Fallstricke verstehen. Es besteht die Gefahr, dass sich Personen unbefugt Zugang zu den Systemen verschaffen. Die Computer sollten daher sowohl mit Passwörtern, Firewalls als auch durch eine Antiviren-Software geschützt sein. Alle Daten und Dateien sollten in einem Intranet gespeichert werden, bei welchem sie gesichert und geschützt werden können. Schnellere Technologie kostet mehr Geld.

Heimarbeiter müssen möglicherweise geschult werden, damit sie die Technologie produktiv und richtig nutzen. Sonst kann es vorkommen, dass Mitarbeiter versäumen, auf Heim-PCs und Laptops gespeicherte Informationen, zu sichern.

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Fazit

Homeoffice ist nicht für jedes Unternehmen das Allheilmittel, doch in bestimmten Bereichen kann es die Produktivität und Effektivität der Mitarbeiter steigern. Bevor Homeoffice offiziell eingeführt wird, gilt es aber viele Punkte zu beachten, damit die Mitarbeiter auch von zu Hause ihre volle Leistung abrufen können und gute Arbeit leisten. Es liegt daher in der Verantwortung des Managers für gute Rahmenbedingungen zu sorgen.

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